Les documents recueillis lors du parcours de vente sont centralisés dans les pièces jointes de la transaction. Ils peuvent être contrôler avant facturation mais aussi après facturation.
AVANT FACTURATION
Dès lors que le plan de financement du/des véhicule(s) est traité/enregistré, il est uniquement possible de :
- contrôler les pièces jointes manquantes
- ajouter les pièces de pièce jointe nécessaires
- consulter le décompte de règlement
Pour cela, il faut préalablement activer la colonne "Contrôle post-facturation" (soumise au droit utilisateur "Consulter un dossier contrôle post-facturation").
Au clic sur la jauge dans la colonne contrôle post-facturation, une modale apparait avec trois onglets.
Depuis le premier onglet il est possible de :
- ajouter une ou des pièce(s) jointe(s) sur la transaction depuis votre ordinateur ou votre mobile
- consulter la liste des pièces jointes nécessaires* ou facultatives à la facturation, ainsi que celle présentes ou absentes sur la transaction
- consulter la liste des pièces jointes insérées manuellement ou par automatisation sur la transaction
Depuis le deuxième onglet, il est possible de consulter le décompte de règlement saisit dans le plan de financement et de le télécharger sous format .pdf
Enfin depuis le troisième onglet, il est possible de consulter l'activité et les commentaires faits sur ce dossier
APRES FACTURATION
Dès lors que le plan de financement du/des véhicules est facturé, chaque utilisateur concerné va pouvoir modérer à son niveau le dossier de contrôle post-facturation.
Dès lors que le dossier est modéré au plus haut niveau, il va s'archiver au bout de 30 jour (délais paramétrable).
En parallèle, des vues filtrées sont mises à disposition pour suivre les dossiers contrôle post-facturation traités ou à traiter.
A noter : dès lors qu’un avoir est envoyé, le dossier contrôle post-facturation apparaît automatiquement comme rejeté et est indiqué avec un message:
Il faut finaliser de nouveau le plan de financement pour traiter ce dossier.
PRIVILEGES
Les privilèges liés à l’utilisation du contrôle post-facturation doivent être activés sur les profils ou utilisateurs pour que cela fonctionne.
1. AFFAIRES & VENTES > Autres privilèges > Consulter un dossier contrôle post-facturation
2. AFFAIRES & VENTES > Autres privilèges > Ajouter des pièces jointes sur un dossier contrôle post-facturation
3. AFFAIRES & VENTES > Autres privilèges > Déclarer des pièces jointes non nécessaires
4. AFFAIRES & VENTES > Autres privilèges > Valider un dossier post-facturation au plus haut niveau
L'utilisateur ayant le droit peut donc cocher “Ne nécessite pas de validation supérieur" puis clique sur le bouton VALIDER pour que le dossier soit finalisé sans l'intervention du modérateur au plus haut niveau.
NOTIFICATIONS
Pour recevoir les notifications par email dès lors qu'une action est réalisée sur un dossier contrôle post-facturation, il est nécessaire d'activer les notifications.
Pour cela, cliquez sur l'icône "Cloche" , puis sur l'icône "Rouage" :
Dans l'onglet "Affaires" , cochez les cases relatives au contrôle post-facturation pour recevoir les notifications.
Si vous souhaitez recevoir également une communication par mail , cochez "Notifiez par e-mail"
* le paramétrage de la notion de nécessaire se fait directement dans le module PARAMETRES > Gestion des pièces jointes > Contrôle post-facturation