PARAMÉTRAGE UTILISATEURS ET CLIENTS
Seuls les utilisateurs ayant le droit “Programmation des relances” dans ADMINISTRATION peuvent accéder à l’interface de GESTION DES RELANCES.
Les relances ne s’appliquent qu’aux utilisateurs ayant les droits sur les sociétés/marques des relances programmées. Seules les fiches contacts ayant au moins un canal « Autorisé par le client » sont affectées par les relances.
PROGRAMMATION DES RELANCES
Pour programmer une relance, rendez-vous dans le menu Paramètres puis, Gestion des RELANCES.
Toutes les relances déjà programmées s’affichent. Pour ajouter une nouvelle relance, cliquez sur Ajouter une relance.
Pour chaque type d’évènement et motif, il faut ensuite sélectionner les informations.
Il faut choisir l’événement déclencheur. Il est possible de choisir parmi :
- Validation PR : proforma validé
- Validation BC : bon de commande validé
- Date de fin de validité de la PR
- Date de livraison estimée BC
- Livraison véhicule : date de livraison client (le programme de livraison doit être validé).
- La date de fin LOA/LLD (si utilisation de la fonctionnalité).
- La facturation
Il faut ensuite indiquer le motif de relance. Il s’agit de l’objectif du RDV qui s'affiche sur l’événement dans l’AGENDA (C’est la même liste qui s’affiche lorsqu'on crée un nouvel événement dans AGENDA).
Il est possible de sélectionner plusieurs marques et tarifications. Indiquez ensuite le nombre de jours (avant ou après le déclencheur selon le choix fait dans le champ “Quand”) et l’heure de la relance. Les horaires suivent la configuration de l’instance.
Il est possible d’indiquer si cette relance doit être récurrente de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle, semestrielle, annuelle, ou de simplement personnaliser une récurrence et de préciser en cas de jour non travaillé si la relance se fait avant ou après.
AFFICHAGE AGENDA
La programmation d'une relance fait apparaître dans l'agenda du créateur de l'événement déclencheur un rappel. Le titre regroupe les paramètres « Relance + événement déclencheur + durée + quand + référence du doc ». Le statut par défaut est "En attente".
GESTION DES RELANCES
En plus des relances automatiques provenant du document (PR ou BC), il est possible de mettre en place un programme de relance complet, dépendant d’éléments déclencheurs.